Bạn nhận được thông báo đóng phí chung cư:
Căn hộ A12.08
Phí quản lý tháng 9: 1.250.000đ
Nội dung chuyển khoản: A1208 T09
Ban quản lý đã gửi sẵn một mã QR để thanh toán.
Bạn mở ứng dụng ngân hàng, quét mã QR và... vẫn phải nhập thêm số tiền và nội dung chuyển khoản bằng tay.
Đây là một tình huống khá phổ biến. QR Code có thể giúp giảm rất nhiều thao tác khi chuyển khoản, nhưng nếu mã QR chỉ chứa thông tin tài khoản nhận tiền thì người dùng vẫn phải nhập những thông tin quan trọng nhất: số tiền và nội dung chuyển khoản.
QR Code tài khoản ngân hàng chưa phải là QR Code thanh toán hoàn chỉnh
Một mã QR chuyển khoản có thể chứa nhiều thông tin khác nhau.
Ví dụ, QR chỉ chứa thông tin tài khoản có thể giúp ứng dụng ngân hàng tự động điền:
Ngân hàng nhận tiền
Số tài khoản
Tên người nhận
Nhưng số tiền và nội dung chuyển khoản có thể vẫn để trống.
Khi đó, quy trình vẫn là:
Quét QR → nhập số tiền → nhập nội dung → kiểm tra → chuyển tiền
Với một khoản thanh toán đơn giản thì không quá khó.
Nhưng với các khoản phí phải thanh toán hàng tháng, việc nhập thủ công lặp đi lặp lại sẽ trở nên khá bất tiện.
Vì sao nhập nội dung chuyển khoản thủ công dễ xảy ra sai sót?
Giả sử ban quản lý yêu cầu nội dung:
A1208 T09
Người dùng có thể vô tình nhập:
A1208 T9
hoặc:
A1280 T09
hoặc bỏ quên mã căn hộ.
Với người chuyển tiền, đây có thể chỉ là một lỗi nhỏ.
Nhưng với đơn vị nhận tiền, nội dung chuyển khoản thường được sử dụng để đối soát khoản thanh toán.
Nếu hàng trăm cư dân cùng chuyển tiền mỗi tháng, những lỗi nhỏ trong nội dung có thể khiến việc xác định khoản tiền thuộc về căn hộ nào trở nên mất thời gian hơn.
Vì vậy, vấn đề không chỉ là người dùng phải gõ thêm vài ký tự.
Vấn đề là một thông tin quan trọng đang được nhập thủ công trong một quy trình vốn có thể được tự động hóa một phần.
Sẽ tiện hơn nếu QR có sẵn số tiền và nội dung
Quay lại ví dụ căn hộ A12.08.
Thông tin cần thanh toán là:
Người nhận: Ban quản lý chung cư
Số tiền: 1.250.000đ
Nội dung: A1208 T09
Thay vì tạo QR chỉ chứa thông tin tài khoản, có thể tạo QR thanh toán chứa thêm số tiền và nội dung.
Khi đó quy trình có thể đơn giản hơn:
Quét QR → kiểm tra thông tin → xác nhận thanh toán
Người dùng không phải gõ lại số tiền và nội dung.
Đặc biệt, nếu nội dung chuyển khoản được tạo sẵn theo một quy ước thống nhất, khả năng nhập nhầm cũng giảm đi.
Ví dụ thực tế
Giả sử một chung cư có ba căn hộ cần thanh toán phí tháng 9:
| Căn hộ | Số tiền | Nội dung |
|---|---|---|
| A12.08 | 1.250.000đ | A1208 T09 |
| A15.03 | 980.000đ | A1503 T09 |
| B08.12 | 1.430.000đ | B0812 T09 |
Thay vì yêu cầu cư dân:
Quét QR tài khoản.
Nhập số tiền.
Gõ mã căn hộ.
Gõ tháng thanh toán.
Kiểm tra lại nội dung.
Có thể chuẩn bị QR tương ứng với từng khoản thanh toán.
Mỗi mã QR chứa thông tin thanh toán phù hợp với khoản phí đó.
Điều này đặc biệt hữu ích khi người tạo QR phải chuẩn bị nhiều mã cho nhiều căn hộ hoặc nhiều khoản thu khác nhau.
Không chỉ phí chung cư
Cách sử dụng này cũng phù hợp với nhiều khoản thanh toán khác.
Tiền điện, tiền nước
Ví dụ:
Tiền nước tháng 9: 185.000đ
Nội dung: NUOC P302 T09
QR có thể được chuẩn bị với thông tin thanh toán tương ứng.
Tiền phòng trọ
Ví dụ:
Phòng 302: 3.500.000đ
Nội dung: P302 T09
Chủ nhà có thể gửi QR cùng thông báo tiền phòng hàng tháng.
Phí dịch vụ
Ví dụ:
Phí dịch vụ: 450.000đ
Nội dung: P302 DV T09
Người thanh toán chỉ cần quét và kiểm tra lại thông tin trước khi chuyển.
Nếu cần tạo nhiều mã QR thì sao?
Đây là lúc việc tạo QR thủ công bắt đầu trở nên không thực tế.
Ví dụ một tòa nhà có 100 căn hộ.
Mỗi căn hộ có:
Mã căn hộ
Số tiền khác nhau
Nội dung chuyển khoản khác nhau
Nếu tạo từng mã QR một cách thủ công, người thực hiện phải nhập lại dữ liệu rất nhiều lần.
Một cách thuận tiện hơn là chuẩn bị dữ liệu trong Excel:
| Căn hộ | Số tiền | Nội dung |
|---|---|---|
| A1201 | 1.200.000 | A1201 T09 |
| A1202 | 1.350.000 | A1202 T09 |
| A1203 | 980.000 | A1203 T09 |
| ... | ... | ... |
Sau đó sử dụng công cụ hỗ trợ tạo nhiều QR từ danh sách này.
Cách làm này giúp giảm thao tác nhập liệu và hạn chế việc copy nhầm thông tin giữa các căn hộ.
Một QR Code tốt không chỉ là “có thể quét”
Khi nói đến QR thanh toán, điều quan trọng không chỉ là mã QR có quét được hay không.
Một quy trình tốt nên hướng tới việc:
Giảm số lần người dùng phải nhập thủ công.
Hạn chế sai số tiền.
Hạn chế sai nội dung chuyển khoản.
Giữ nội dung chuyển khoản nhất quán.
Dễ chuẩn bị nhiều mã khi có nhiều khoản thanh toán.
Người thanh toán vẫn có thể kiểm tra thông tin trước khi xác nhận.
QR Code chỉ thực sự hữu ích khi nó giảm được công việc cho người sử dụng, thay vì chỉ thay thế thao tác nhập số tài khoản.
Tạo QR Code thanh toán
Với những khoản thanh toán như phí chung cư, tiền phòng, tiền điện nước hoặc phí dịch vụ, bạn có thể tạo QR Code chứa sẵn thông tin thanh toán thay vì yêu cầu người chuyển tiền nhập lại từng thông tin.
VietSoft có sẵn chức năng Thanh toán trong công cụ tạo mã QR. Bạn có thể mở trực tiếp:
Tạo QR Code thanh toán miễn phí với VietSoft
Sau khi mở công cụ, chọn tab Thanh toán và nhập các thông tin cần thiết:
Chọn ngân hàng nhận tiền.
Nhập số tài khoản và kiểm tra tên người nhận.
Nhập số tiền cần thanh toán.
Nhập nội dung chuyển khoản, chẳng hạn
A1208 T09.Tạo mã QR và kiểm tra lại thông tin trước khi sử dụng.
Ví dụ với căn hộ A12.08 trong trường hợp trên, bạn có thể tạo QR với số tiền 1.250.000đ và nội dung A1208 T09. Người thanh toán chỉ cần quét mã, kiểm tra thông tin và xác nhận giao dịch trên ứng dụng ngân hàng.
Nếu cần tạo nhiều mã QR thì sao?
Với một vài khoản thanh toán, bạn có thể tạo từng mã QR riêng. Nhưng nếu cần chuẩn bị mã cho hàng chục hoặc hàng trăm căn hộ, phòng trọ hoặc khách hàng, việc nhập từng mã một sẽ mất khá nhiều thời gian.
VietSoft hỗ trợ một workflow thuận tiện hơn bằng cách sử dụng Excel để chỉnh sửa và nhập lại dữ liệu.
Tạo một mã QR thanh toán mẫu với đầy đủ thông tin cần thiết.
Sử dụng chức năng Xuất Excel để xuất dữ liệu QR ra file.
Mở file Excel và tạo thêm các dòng cho những khoản thanh toán khác nhau.
Sử dụng chức năng Nhập Excel để import lại danh sách.
VietSoft sẽ tạo các mã QR tương ứng với những dòng dữ liệu đã nhập.
Sử dụng chức năng In QR để in toàn bộ danh sách mã QR.
Ví dụ, với một tòa nhà có 100 căn hộ, file Excel có thể chứa các thông tin như:
| Căn hộ | Số tiền | Nội dung |
|---|---|---|
| A1201 | 1.200.000 | A1201 T09 |
| A1202 | 1.350.000 | A1202 T09 |
| A1203 | 980.000 | A1203 T09 |
| ... | ... | ... |
Thay vì tạo 100 mã QR bằng cách nhập lại thông tin từng lần, bạn chỉ cần chuẩn bị và chỉnh sửa danh sách trong Excel, sau đó import lại để tạo các mã tương ứng.
Sau khi danh sách QR đã được tạo, chức năng In QR có thể được sử dụng để in toàn bộ các mã, thuận tiện cho việc gửi thông báo hoặc chuẩn bị tài liệu thanh toán.
Đây là cách đặc biệt phù hợp khi cần tạo QR Code cho nhiều căn hộ, phòng trọ, khách hàng hoặc các khoản thu định kỳ.
Kết luận
QR Code trong thanh toán không nhất thiết chỉ dùng để thay thế việc nhập số tài khoản.
Trong những tình huống như thanh toán phí chung cư, tiền phòng, tiền điện nước hoặc các khoản thu định kỳ, việc đưa thêm số tiền và nội dung chuyển khoản vào QR có thể giúp quy trình thanh toán thuận tiện hơn và giảm việc nhập thủ công.
Với một khoản thanh toán, việc tạo QR khá đơn giản.
Nhưng khi phải chuẩn bị hàng chục hoặc hàng trăm khoản thanh toán khác nhau, vấn đề lớn hơn lại là làm sao tạo và quản lý các mã QR đó nhanh, chính xác và nhất quán.
Đó là lúc các công cụ tạo nhiều QR từ dữ liệu Excel trở nên hữu ích.
0 nhận xét