Nếu bạn đang quản lý nhiều phòng trọ, căn hộ cho thuê hoặc nhiều khách hàng sử dụng điện nước, mỗi tháng có thể phải gửi cho từng người số tiền cần thanh toán, số tài khoản nhận tiền và nội dung chuyển khoản.
Khi chỉ có vài phòng, việc này khá đơn giản.
Nhưng nếu có vài chục phòng, việc nhập lại số tiền và nội dung chuyển khoản cho từng người có thể mất nhiều thời gian. Chưa kể người thanh toán có thể nhập sai số tiền hoặc quên nội dung chuyển khoản.
Một cách đơn giản hơn là tạo QR Code thanh toán riêng cho từng phòng.
QR Code thanh toán tiền điện nước là gì?
QR Code thanh toán có thể chứa sẵn các thông tin cần thiết cho một giao dịch, chẳng hạn:
- Ngân hàng nhận tiền
- Số tài khoản
- Tên tài khoản
- Số tiền
- Nội dung chuyển khoản
Người thuê chỉ cần mở ứng dụng ngân hàng và quét mã QR, sau đó kiểm tra lại thông tin trước khi xác nhận giao dịch.
Ví dụ, thay vì gửi:
Phòng A01
Tiền điện nước tháng 9: 850.000đ
STK: 1709878
Nội dung: A01 T09
có thể tạo một QR Code chứa sẵn thông tin thanh toán tương ứng.
Tạo QR Code thanh toán với số tiền và nội dung chuyển khoản được điền sẵn.
Ví dụ quản lý tiền điện nước cho nhiều phòng
Giả sử bạn đang quản lý một khu nhà trọ có 8 phòng.
Thông tin thanh toán tháng 9:
| Phòng | Tiền điện | Tiền nước | Tổng tiền | Nội dung |
|---|---|---|---|---|
| A01 | 520.000đ | 330.000đ | 850.000đ | A01 T09 |
| A02 | 610.000đ | 310.000đ | 920.000đ | A02 T09 |
| A03 | 480.000đ | 280.000đ | 760.000đ | A03 T09 |
| B01 | 720.000đ | 330.000đ | 1.050.000đ | B01 T09 |
| B02 | 410.000đ | 270.000đ | 680.000đ | B02 T09 |
| B03 | 580.000đ | 350.000đ | 930.000đ | B03 T09 |
| C01 | 650.000đ | 290.000đ | 940.000đ | C01 T09 |
| C02 | 390.000đ | 250.000đ | 640.000đ | C02 T09 |
Tất cả các khoản tiền đều chuyển về:
- Ngân hàng: ACB
- Số tài khoản: 1709878
- Chủ tài khoản: Đinh Công Thắng
Thay vì tạo 8 QR Code hoàn toàn thủ công, có thể dùng Excel để quản lý danh sách dữ liệu.
Cách tạo nhiều QR Code thanh toán từ Excel
Với VietSoft QR Code Generator, bạn có thể thực hiện theo workflow:
Chon tab Thanh toán → Xuất Excel → chỉnh sửa/thêm nhiều dòng → Nhập Excel → kiểm tra danh sách → In QR hàng loạt.
Bước 1: Tạo một QR Code thanh toán mẫu
Truy cập VietSoft QR Code Generator và chọn loại QR Thanh toán.
Nhập thông tin tài khoản nhận tiền, số tiền và nội dung chuyển khoản.
Ví dụ với phòng A01:
- Số tiền: 850.000đ
- Nội dung: A01 T09
Sau khi tạo QR, kiểm tra lại thông tin trước khi tiếp tục.
QR Code thanh toán mẫu cho phòng A01 với số tiền 850.000đ.
Bước 2: Xuất dữ liệu QR ra Excel
Sau khi có QR mẫu, sử dụng chức năng Xuất Excel để lấy dữ liệu ra file Excel.
File này có thể được sử dụng làm mẫu để chuẩn bị danh sách nhiều QR Code.
Bạn có thể giữ lại các thông tin dùng chung như ngân hàng, số tài khoản và tên tài khoản, sau đó thay đổi các trường khác cho từng phòng.
Bước 3: Chỉnh sửa và thêm các phòng trong Excel
Tiếp tục thêm các dòng cho những phòng còn lại.
Ví dụ:
A01 → 850.000đ → A01 T09
A02 → 920.000đ → A02 T09
A03 → 760.000đ → A03 T09
B01 → 1.050.000đ → B01 T09
B02 → 680.000đ → B02 T09
B03 → 930.000đ → B03 T09
C01 → 940.000đ → C01 T09
C02 → 640.000đ → C02 T09Điểm tiện lợi là bạn có thể chuẩn bị nhiều dòng cùng lúc thay vì phải tạo từng QR Code bằng tay.
Chuẩn bị danh sách tiền điện nước cho nhiều phòng bằng Excel.
Lưu ý: Khi chỉnh sửa Excel, nên giữ đúng cấu trúc cột của file được xuất từ VietSoft để dữ liệu có thể được nhập lại chính xác.
Bước 4: Nhập Excel vào VietSoft
Sau khi chuẩn bị xong danh sách, quay lại VietSoft QR Code Generator và sử dụng chức năng Nhập Excel.
Chọn file Excel vừa chỉnh sửa.
Các dòng dữ liệu sẽ được đưa vào danh sách QR.
Bạn có thể kiểm tra lại từng dòng trước khi in.
Nhiều QR Code được tạo từ dữ liệu Excel và hiển thị trong lịch sử.
Bước 5: Kiểm tra từng QR Code
Trước khi phát cho người thuê, nên kiểm tra lại các thông tin quan trọng:
- Phòng nào?
- Số tiền bao nhiêu?
- Nội dung chuyển khoản là gì?
- Tài khoản nhận tiền có đúng không?
Đặc biệt, với các khoản thanh toán có số tiền cố định, việc kiểm tra lại số tiền trước khi gửi là rất quan trọng.
Bước 6: In nhiều QR Code cùng lúc
Sau khi kiểm tra danh sách, sử dụng chức năng In QR.
Khi in nhiều mã, VietSoft cho phép lựa chọn In thông tin dưới QR.
Nên bật tùy chọn này khi QR được sử dụng trên giấy hoặc phát cho nhiều người.
Tùy chọn in thông tin nhận diện bên dưới mỗi QR Code.
Khi bật tùy chọn, mỗi QR sẽ có thêm thông tin giúp nhận diện mã.
Ví dụ:
[ QR CODE ]
Phòng A01
850.000đ
A01 T09Thay vì một trang chỉ có những QR Code giống nhau, bạn có thể dễ dàng xác định mỗi mã thuộc về phòng nào.
Vì sao nên in thông tin dưới QR?
Đây là vấn đề dễ bị bỏ qua khi tạo QR hàng loạt.
Nếu bạn in 50 QR Code chỉ có hình mã:
[QR] [QR] [QR]
[QR] [QR] [QR]
[QR] [QR] [QR]sau khi in ra, rất khó xác định mã nào dành cho phòng nào.
Trong khi đó, nếu mỗi mã có thông tin nhận diện:
[ QR ]
Phòng A01
850.000đ
A01 T09thì việc phân loại và phát QR sẽ dễ dàng hơn.
Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn:
- Quản lý nhiều phòng trọ
- Thu tiền điện nước hàng tháng
- Thu tiền thuê phòng
- Thu phí dịch vụ
- Thu tiền từ nhiều khách hàng
- In QR Code để phát trực tiếp
Mỗi QR Code được in kèm phòng, số tiền và nội dung chuyển khoản để dễ nhận diện.
QR Code có giúp giảm sai sót khi thanh toán không?
QR Code không loại bỏ hoàn toàn việc kiểm tra giao dịch, nhưng có thể giảm số lượng thông tin người thanh toán phải nhập thủ công.
Thay vì phải nhập:
- Số tài khoản
- Số tiền
- Nội dung chuyển khoản
người thanh toán chỉ cần quét mã và kiểm tra thông tin hiển thị trước khi xác nhận.
Điều này đặc biệt hữu ích với các khoản thanh toán định kỳ.
Ví dụ, mỗi tháng người thuê phòng A01 có thể nhận một QR tương ứng với:
850.000đ — A01 T09
Tháng sau, chỉ cần cập nhật dữ liệu và tạo danh sách QR mới.
Không chỉ dùng cho tiền điện nước
Workflow này không chỉ phù hợp với nhà trọ.
Bạn cũng có thể sử dụng cho:
Tiền thuê phòng
Mỗi phòng có QR chứa sẵn tiền thuê và nội dung:
A01 T09
Phí dịch vụ
Ví dụ phí gửi xe, phí vệ sinh hoặc phí quản lý.
Thu tiền đơn hàng
Mỗi đơn hàng có thể có một QR riêng với số tiền và mã đơn hàng.
Thu phí theo khách hàng
Mỗi khách hàng có thể có một QR tương ứng với khoản tiền cần thanh toán.
Điểm chung là mỗi QR Code đại diện cho một bộ dữ liệu thanh toán cụ thể.
Tạo QR Code thanh toán miễn phí
Nếu bạn chỉ cần tạo một QR Code, có thể nhập thông tin trực tiếp trên VietSoft QR Code Generator.
Nếu cần tạo nhiều QR Code, workflow phù hợp hơn là:
Tạo QR mẫu → Xuất Excel → chỉnh sửa/thêm dữ liệu → Nhập Excel → kiểm tra → In QR kèm thông tin nhận diện.
👉 Tạo QR Code thanh toán miễn phí với VietSoft
Kết luận
Tạo một QR Code thanh toán rất đơn giản.
Nhưng khi phải quản lý hàng chục hoặc hàng trăm khoản thanh toán, vấn đề không còn nằm ở việc tạo một mã QR mà là quản lý nhiều mã QR một cách có hệ thống.
Kết hợp Excel với QR Code giúp bạn chuẩn bị dữ liệu hàng loạt, sau đó nhập vào VietSoft để kiểm tra và in.
Đặc biệt, khi in nhiều mã, hãy in kèm thông tin nhận diện dưới QR. Nhờ đó, bạn vẫn biết QR nào thuộc phòng nào, số tiền bao nhiêu và nội dung chuyển khoản gì ngay cả sau khi đã in ra.
Đây là một workflow đơn giản nhưng phù hợp với những người đang quản lý nhiều phòng trọ, căn hộ cho thuê hoặc các khoản thu định kỳ.
0 nhận xét